El Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible ha publicado una resolución de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril que establece las características que deberán reunir los sistemas y documentos electrónicos de control administrativo exigidos en los transportes por carretera. La medida afecta al documento de control administrativo en el transporte público de mercancías y a la hoja de ruta en el transporte público de viajeros, que deberán ser digitales a partir del próximo 5 de octubre.
La resolución, publicada en el Boletín Oficial del Estado, concreta las indicaciones necesarias para que empresas, profesionales y operadores del sector puedan adaptar sus sistemas antes de la entrada en vigor de la obligación. El Ministerio ha señalado que el texto ha sido elaborado tras un proceso de trabajo con el sector, con el objetivo de incorporar sus aportaciones y facilitar una transición gradual y ajustada a la operativa diaria del transporte por carretera.
La obligación de digitalizar estos documentos está recogida en la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible. Esta norma establece que, diez meses después de su entrada en vigor, deberán utilizarse necesariamente en formato digital tanto el documento de control administrativo exigible para la realización de transporte público de mercancías por carretera como la hoja de ruta correspondiente al transporte público de viajeros por carretera. La fecha fijada para el inicio de esta obligación es el 5 de octubre.
Los documentos de control administrativo son obligatorios en los transportes interiores con origen y destino dentro del territorio español. La obligación incluye las operaciones de cabotaje, pero no afecta a los transportes internacionales. Con esta medida, el Ministerio busca sustituir procedimientos basados en papel por sistemas electrónicos que permitan una gestión más ágil de la documentación, una mayor trazabilidad de las operaciones y un intercambio de información más rápido entre los distintos actores del sector.
Las aplicaciones informáticas utilizadas por las empresas deberán transformar los datos de los documentos de control administrativo, en el caso del transporte de mercancías, o de las hojas de ruta, en el caso del transporte de viajeros, en un fichero electrónico desde el momento en que dichos datos sean conocidos y siempre antes del inicio efectivo del servicio. Este fichero dará lugar al documento electrónico de control administrativo, denominado DeCA.
Los ficheros electrónicos deberán almacenarse en un repositorio accesible para los agentes de control durante la realización del transporte y en los controles de carretera. Cada documento electrónico almacenado contará con una dirección web única y específica, mediante una URL, que permitirá su consulta por las personas habilitadas para ello.
En el caso de los DeCA, el formato del fichero será PDF y deberá generarse a partir de los datos estructurados contenidos en las aplicaciones informáticas. La resolución precisa que no serán válidos los ficheros obtenidos mediante escaneo de documentos en papel. Además, cada PDF deberá incorporar un código QR que contenga la URL de descarga del documento.
La URL asociada al documento deberá permitir el acceso al DeCA por parte de los agentes de las fuerzas de vigilancia del transporte en carretera y del personal de los Servicios de Inspección del Transporte Terrestre. La consulta de la dirección web deberá producir la descarga directa del fichero electrónico almacenado en el repositorio. Una vez finalizado el servicio de transporte, la opción de descarga podrá desactivarse.
La resolución también regula los supuestos de modificación o actualización del documento electrónico durante la prestación del servicio. En estos casos, podrá generarse un nuevo fichero electrónico, con un nuevo PDF y un nuevo código QR, o modificarse el fichero existente mediante la incorporación de los nuevos datos y del motivo del cambio. En este segundo supuesto, el código QR inicial seguirá siendo válido.
El documento electrónico de control administrativo podrá incluir varios servicios en un mismo fichero. En el caso del transporte público de mercancías, esta posibilidad estará condicionada a que el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos en todos los envíos incluidos en el DeCA.
Durante una actuación inspectora, cuando el personal de inspección o los agentes de las fuerzas de vigilancia del transporte en carretera soliciten el documento electrónico de control administrativo, el conductor deberá presentar el DeCA con el código QR o, en su defecto, únicamente el código QR que permita acceder al fichero electrónico correspondiente.
El Ministerio considera esta primera fase como un paso previo hacia una digitalización más amplia del transporte por carretera. El modelo inicial se basa en el intercambio de documentos PDF, lo que permitirá a las empresas sustituir progresivamente el uso de papel por sistemas electrónicos, con procedimientos más seguros y adaptados a la gestión diaria de los servicios.
La implantación del DeCA también prepara al sector para el desarrollo del Reglamento eFTI, sobre información electrónica relativa al transporte de mercancías. Este marco europeo plantea un intercambio de información basado en datos y no en documentos. Aunque su uso será opcional para las empresas, las autoridades deberán aceptar los datos eFTI a partir de julio de 2027.
La Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril ha organizado jornadas gratuitas para explicar el procedimiento y facilitar información práctica a las empresas y profesionales afectados. El Ministerio ha indicado que seguirá trabajando con el sector durante esta fase de transición digital, que comenzará el 5 de octubre, con el propósito de adaptar los sistemas de control administrativo a las nuevas exigencias normativas y tecnológicas.